Filiales, sucursales y oficinas de representación de empresas extranjeras en España

Una compañía extranjera puede desarrollar actividades en España a través de distintos instrumentos. De forma indirecta, puede servirse de comisionistas, franquicias, acuerdos de distribución, etc. De forma directa, las vías son las siguientes:

Oficina de representación

Es una entidad que no tiene personalidad jurídica propia independiente de su matriz. No tiene órganos de administración y únicamente se sirve de un representante de dicha oficina con unos poderes.

Estas entidades no pueden desarrollar ninguna actividad económica y se limitan a hacer funciones de coordinación, colaboración, estudios de mercado, etc.

Al no ejercer ninguna actividad económica, no exigen ningún trámite específico, si bien suele acabar siendo preciso otorgar una escritura pública con apostilla de La Haya para hacer constar la apertura de la oficina, la identidad del representante y sus facultades.

No debe inscribirse esta oficina en el registro mercantil.

Sucursales

La sucursal es un establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía para el desarrollo de las actividades de la sociedad matriz o extranjera.

La creación de una sucursal precisa una serie de trámites, si bien, dado que no tiene personalidad jurídica propia (la tiene la sociedad matriz), no son los mismos trámites que si se constituyese una nueva sociedad según las normas Españolas.

El trámite a seguir es el siguiente:

1. Los Órganos de Administración de la sociedad matriz deberán adoptar un acuerdomediante el cual aprueban la creación de la sucursal. Este acuerdo y los estatutos de la Sociedad deben ser traducidos por traductor jurado y presentados posteriormente en el Registro Mercantil en España.
2. El Consulado Españoldel país extranjero de residencia de la sociedad, debe certificar que la sociedad matriz está constituida conforme a las leyes de su país (debidamente legalizado o apostillado)
3. Ingreso en cualquier Banco el capital socialacordado por la sociedad matriz (no existe mínimo)
4. Firma de la escritura pública de constitución ante Notario.
5. Obtención del Número de Identificación Fiscal en la delegación de Hacienda del domicilio social.
6. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados(1% del capital de la sociedad indicado).
7. Inscripción en el Registro Mercantilque corresponda al domicilio social dentro del mes siguiente al otorgamiento de la escritura.

Una vez constituida está obligada la sociedad matriz extranjera, a depositar en el Registro Mercantil en el que se encuentre la sucursal sus cuentas anuales.

El Régimen fiscal de la sucursal dependerá de lo Dispuesto en los Convenios de Doble Imposición aplicables al caso concreto, y, en su defecto, tributarán por el Impuesto sobre la Renta de No Residentes por la totalidad de las rentas que obtengan en España.

Filiales

En esta modalidad se constituye una sociedad nueva, con personalidad jurídica propia e independiente de la sociedad matriz. Aunque las filiales sean sociedades constituidas con capital extranjero, se entienden como “residentes” a todos los efectos.

Por ello, los trámites de constitución de una filial son similares a los de constitución de una nueva empresa española, con algunas diferencias que vemos a continuación:

1. Los Órganos de Administración de la sociedad matriz deberán adoptar un acuerdode aprobación de la creación de la filial. Este acuerdo y los estatutos de la Sociedad deben traducirse por traductor jurado y ser presentados luego en el Registro Mercantil en España.
2. El Consulado Españoldel país de residencia de la sociedad, debe certificar que la sociedad matriz está constituida conforme a las leyes de su país (debidamente legalizado o apostillado.)
3. Solicitud de certificado de denominación social en el Registro Mercantil Central.
4. Ingreso en cualquier Banco del capital socialacordado por la sociedad matriz.
5. Elaboración de los estatutos de la sociedad y firma de la escritura pública de constitución ante Notario.
6. Solicitud del Número de Identificación Fiscal (provisional) en la delegación de Hacienda del domicilio social.
7. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados(1% del capital de la sociedad indicado anteriormente). Este impuesto se liquida en la Dirección General de Tributos de la Comunidad Autónoma donde tenga el domicilio la sociedad.
8. Inscripción de la escritura en el Registro Mercantilque corresponda al domicilio social dentro de los dos meses siguientes al otorgamiento de la escritura.
9. Declaración de la constitución de la filial en el Registro de Inversiones Extranjeras, dependiente del Ministerio de Economía.
10. Solicitud del Número de Identificación Fiscal definitivo.

Una vez constituida podrá iniciar sus operaciones, estando obligada, la filial (no la sociedad matriz), a depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales.

El Régimen fiscal de la sucursal dependerá de lo dispuesto en los Convenios de Doble Imposición aplicables al caso concreto, y, en su defecto, tributarán por el Impuesto sobre Sociedades.

Al margen de algunas diferencias entre las sucursales y filiales que se desprenden de lo antes descrito, hay otras de índole fiscal y contables, si bien en todo caso hay que tener en cuenta los posibles convenios firmados entre España y el país de origen de la sociedad matriz.

El término «establecimiento permanente», que también suele salir cuando se analiza esta materia, está referido en todo caso al ámbito tributario pues es algo no definido en la legislación mercantil.