Gastos deducibles en una actividad económica
La regla general es que son deducibles los gastos necesarios para obtener los ingresos. De forma específica, hay que señalar que deben cumplirse algunos requisitos:
1. Deben estar documentados correctamente, es decir, de manera preferente en facturas o, si no queda otra opción, en tiques. Se hace cada vez más necesario que se pueda probar que la factura es real, para lo que es conveniente conservar presupuestos, partes de trabajo, albaranes de entrega, etc que prueben la realidad del gasto realizado.
No son admitidos como gasto deducible ni albaranes ni notas de entrega ni pro-formas.
Es importante que la factura contenga los requisitos que marca la ley y es especialmente conveniente que el concepto se detalle lo más posible.
Los tiques tienen al menos tres inconvenientes: si están en papel térmico se borran con el tiempo, no puede deducirse su IVA al no estar identificado el cliente y el concepto de los mismos no suele estar bien identificado.
2. Debe haber una correlación entre el gasto y la actividad de la empresa, es decir, debe poder demostrarse que el gasto realizado es parte del proceso productivo de la empresa.
Esto tiene gran importancia para gastos como los restaurantes, hoteles, combustibles, etc. Es conveniente anotar en los reversos de esas facturas a qué cliente o trabajo corresponden.
Y también es importante que la empresa tenga actividad, porque sin actividad, no hay opción de deducir gastos.
3. Debe poder probarse que ha sido abonado por la empresa. Por eso, es preciso minimizar el uso de efectivo y acostumbrarse a pagar todo por transferencia o tarjeta de crédito, grapando a continuación el justificante bancario a la factura.
Cuando se hacen pagos principalmente en efectivo porque sean compras de escaso valor, se hace necesario llevar una caja conciliada periódicamente.
4. No deben contravenir reglas específicas de la Agencia Tributaria para ese tipo de gastos. Hay reglas específicas en temas como vehículos de empresa, gastos de representación, activos, etc.
En los últimos años, hay una cierta tendencia de la Agencia Tributaria a parametrizar los gastos y establecer limitaciones en función de lo que se entiende como lógico. Empezaron estableciendo limitaciones en el Impuesto de Sociedades para los gastos financieros en el 30% de beneficio operativo a partir de 2012; en 2015 han limitado la deducibilidad de las atenciones a clientes al 1% de la cifra de negocio… Y esta tendencia probablemente seguirá en los próximos años, de forma que habrá una primera limitación física (tope de gasto deducible según su tipo) y luego una segunda limitación más específica de carácter formal (los requisitos vistos anteriormente).
